خرید سرور برای مدیران؛ از بودجه تا تحویل

خرید سرور برای مدیران، از تصویب بودجه تا تحویل نهایی

زمانی که شرکتی نیاز دارد تا چندین سرویس جدید به سیستم اضافه کند، یا وقتی که نرم افزارهای مالی کند می‌شوند، اولین پیشنهادی که مطرح می‌شود خرید سرور است. اما مدیر باید بداند هزینه‌ای که برای اجرای این پیشنهاد صرف می‌شود آیا منجر به حل مشکل خواهد شد یا خیر؟ و نتیجه آن چگونه سنجیده می‌شود؟

از همین پرسش‌ها و قبل از بررسی مدل دستگاه و تعداد هسته‌های پردازنده، پیشنهادها و خرید آغاز خواهد شد.

پاسخ سریع: قبل از اینکه خرید تایید گردد باید چه چیزهایی روشن باشد؟

در چنین مواقعی باید 5 مورد مکتوب گردد

نیاز نرم افزارها، مشخص شدن علت برای کافی نبودن تجهیزات فعلی، هزینه کل پروژه، معیار تحویل، میزان قطعی و از دست رفتن داده‌های قابل قبول.

پیشنهادهایی که مطرح می‌شود، باید برای دارای پاسخ‌های قابل بررسی برای هر مورد باشند.

• مسئله‌ای که شرکت با آن روبه‌رو است چیست و یک خرید جدید، چگونه آن را برطرف خواهد نمود؟
• از ارتقای دستگاه فعلی تا سرویس‌های میزبانی شده، چه گزینه‌هایی مورد بررسی قرار گرفته‌اند؟
• هزینه‌های راه‌اندازی، بازیابی و نگهداری اطلاعات چقدر است؟
• مسئول انتقال سرویس‌ها و تایید نتیجه چه کسی خواهد بود؟

کدامیک از تصمیمات با مدیر و کدامیک با تیم فنی است؟

لازم نیست که مدیر برای انتخاب مدل یک رید کنترلر وارد عمل شود، اما تصمیم‌گیری برای توقف قابل تحمل کسب‌وکار، باید توسط او صورت گیرد. تقسیم مسئولیت در خرید سرور برای مدیران، مانع از تبدیل شدن یک فرض فنی به تعهد مالی، بدون اطلاع شرکت می‌گردد.

ابتدا باید دلیل خرید را قبل از تصویب بودجه بررسی نمود

ممکن است کندی‌ای که در حسابداری رخ داده بر اثر عواملی مثل کمبود حافظه، تاخیر در ذخیره سازی، شبکه یا تنظیمات دیتابیس باشد. ثبت شدن وضعیت منابع توسط مسئول IT، زمانی که مشکلی ایجاد می‌شود یکی از راه‌های تشخیص است. لازم به ذکر بوده که میانگین مصرف یک روز آرام، مبنای درستی برای تصمیم‌گیری در مورد شلوغ‌ترین ساعات کاری نخواهد بود.

گزارشی که بخواهد خرید سرور برای مدیران را توجیه کند، باید درباره اینکه چرا یک دستگاه برای ارتقا، اصلاح تنظیمات یا ادامه استفاده از آن کافی نیست، توضیحات کاملی داشته باشد. همچنین در صورتی که علت مشکل روشن نیست، ابتدا باید هزینه بررسی و اندازه‌گیری را تصویب کرد. انتخاب قطعاتی که اطلاعات کافی برای تهیه آن‌ها در دسترسی نیست، می‌تواند احتمال خرید نامتناسب را بالا ببرد.

درچک لیست خرید سرور برای شرکت کوچکجزئیات آماده‌ سازی زیرساخت شرح داده شده است. برای تصمیم‌گیری‌های مدیریتی باید، خروجی‌های بررسی به نیاز، هزینه و ریسک قابل فهم تبدیل گردد.

درخواست خرید را در یک صفحه یادداشت کنید

تعداد کارکنانی که در یک شرکت مشغول به کار هستند با تعداد کاربران همزمان متفاوتند، بنابراین عبارت سروری برای 50 نفر، عبارت کافی و درستی نیست. همانطور که می‌دانید فایل سروری که برای آرشیو در نظر گرفته می‌شود با دیتابیس پرتراکنش، نیازمند منابع یکسانی نخواهد بود.

درخواست خرید سرور برای مدیران، بهتر است دارای اطلاعات زیر باشد

• نسخه و نام نرم افزارها، دیتابیس و سیستم عامل مورد نیاز.
• ساعات اوج فعالیت و تعداد کاربران همزمان.
• رشد مورد انتظار، حجم داده‌های فعلی و مدت زمان نگهداری اطلاعات.
• سرویس‌های مجازی، برنامه توسعه شرکت و وابستگی آن‌ها به یکدیگر.
• محدودیت‌های مربوط به فضای نصب، برق، بودجه، زمان انتقال و خنک سازی.

یک نمونه درخواست فرضی

شرکتی دارای 30 کارمند است و 12 کارمند در آنجا به صورت همزمان از نرم افزار مالی استفاده می‌کنند. فایل سرور، حسابداری و VoIP باید به صورت جداگانه بر روی سرویس‌های متفاوتی اجرا شوند. در این صورت پیشنهادی که مطرح می‌شود، باید هزینه‌های مربوط به تجهیزات، انتقال، پشتیبانی و پشتیبان‌گیری را به صورت جداگانه اعلام نماید. در این صورت منابع لازم، باید با تایید تیم IT و پشتیبان نرم افزار تعیین گردد.

ریسک قطعی را به عدد تبدیل نمایید

در زمان خرید سرور برای مدیران، گفتن عبارت یا جمله (سرور نباید قطع شود) برای طراحی کافی نخواهد بود. طبقتعریف مایکروسافت از اهداف بازیابیباید 2 محدودیت را مشخص کرد

• RTOحداکثر زمانی که برای بازگرداندن سرویس پس از اختلال قابل قبول خواهد بود.
• RPOبیشترین بازه زمانی که برای از دست رفتن داده‌ها قابل قبول است.

به طور مثال، شرکتی برای بازگشت سرویس در بازه زمانی 2 ساعت و برای هدف قرار دادن اطلاعات جهت از بین بردنشان، حداکثر 30 دقیقه را در نظر گرفته است. این اعدادی که ذکر شدند به عنوان نمونه اعلام شده‌اند و تحقق درستی آن‌ها باید بر اساس طراحی و آزمون بازیابی مورد بررسی قرار گیرد.

RAIDو پاور دوم دارای چه محدودیتی هستند؟

پاور دوم می‌تواند تحمل خرابی یک منبع تغذیه را در پیکربندی‌های سازگار و دارای ظرفیت کافی، فراهم کند. متصل کردن هر دو پاور به یک مسیر برق، آن مسیر مشترک را مقاوم نمی‌کند. همانطور که بارها به آن اشاره شده و طبقمستند IBMRAID جایگزین بکاپ نیست، درنتیجه حذف اشتباهی یا رمزگذاری فایل‌ها، با سالم بودن دیسک‌ها حل نخواهد شد.

جهت خرید سرور برای مدیران، برنامه بازیابی باید دارای ردیف مستقل باشد. باید از تیم فنی درخواست کرد تا به مشخص کردن محل نسخه‌های پشتیبان، نتیجه تست Restore و جداسازی دسترسی‌ها بپردازد.راهنمای قانون بکاپ 3-2-1برای شروع این گفت‌وگو مفید خواهد بود.

بودجه را بر اساس هزینه کل پروژه‌ باید بست

بودجه‌ای که محاسبه می‌شود باید هزینه بهره‌برداری و راه‌اندازی را هم پوشش دهد. هزینه کل مالکیت مجموعی از هزینه‌های مالکیت و استفاده از زیرساخت‌ها در یک دوره مشخص است. جهت مقایسه کردن، باید یک دوره یکسان مثل 3 سال را در نظر بگیرید.

• تجهیزاتمثل سرور، ریل کیت، رک، ملزومات برق، ملزومات شبکه و سایر قطعات.
• راه‌اندازینصب، تنظیم سرویس، تست پذیرش و انتقال داده.
• نرم افزارتمامی لایسنس‌های لازم و هزینه تمدید یا اشتراک، مطابق با شرایط همان محصول.
• بهره‌برداریپشتیبانی، خنک سازی، تامین قطعه جایگزین، بکاپ و برق.

در صورتی که بودجه‌ی شرکتی محدود است، باید از کارشناس تقاضا کنید تا هزینه و پیامد هر موردی که قابل تعویض است را مشخص کند. حذف بکاپ نباید نتیجه نادیده گرفتن آن در پیش فاکتور باشد.

پیشنهاد فنی را با چند سوال مورد بررسی قرار دهید

در صورتی که هدف شما از بررسی فنی، دانستن دلیل انتخاب قطعات و محدودیت توسعه باشد، گفتن این که (این کانفیگ قوی است)، جهت تصویب هزینه‌ها کافی نخواهد بود.

انتخابRAMوCPUبر چه مبنایی است؟

باید از کارشناس خواست تا انتخاب پردازنده و حافظه را به بار نرم افزار، رشد مورد انتظار و منابع ماشین‌های مجازی ارتباط دهد. در این صورت باید بررسی نحوه محاسبه لایسنس هم صورت گیرد. همانطور که می‌دانید جهت ارتقای رم هم، ظرفیت نهایی به تنهایی کافی نبوده و باید محدودیت‌های مدل دقیق و چیدمان ماژول‌ها هم در نظر گرفته شوند.

چه ظرفیت و عملکردی را تحویل می‌گیرید؟

ظرفیت خامی که درایوها دارند با فضای بعد از RAID برابر نیست. باید هر کدام از موارد مثل فضای مورد نیاز برای رشد، فضای مورد نیاز برای بکاپ، ظرفیت نهایی و نوع درایو را به صورت جداگانه محاسبه کرد. برای دیتابیس‌ها، چیزی که اهمیت دارد زمان پاسخ به درخواست‌ها است و برای آرشیو کردن فایل‌ها، الگوی دسترسی و ظرفیت می‌تواند اولویت بیشتری داشته باشد.

آیا مسیر ارتقا مستند است؟

نام نسل، تضمین کننده سازگاری هر قطعه نیست. مثلاQuickSpecs رسمی HPE DL380 Gen11نشان می‌دهد که ارتقای پردازنده‌های نسل 4 به نسل 5، با دستگاه‌های عرضه شده در نسل 4 پشتیبانی نخواهد شد. پشتیبانی این خانواده از هر دو نسل، مجوز تعویض مستقیم سی پی یو نیست.

بررسی مواردی که ذکر می‌شود باید قبل از سفارش صورت گیرد، مثل بررسی مدل شاسی، فریمور، پارت نامبر مربوط به قطعات و پشتیبانی سیستم عامل.

در صورتی که نیاز دارید به بررسی و مقایسه مدل‌ها بپردازید مقالهراهنمای جامع خرید سرور HPرا مطالعه کنید.

سناریوی خرید سرور برای مدیران در یک شرکت پخش

سناریویی که بیان می‌شود فرضی و با هدف آموزش است. شرکتی دارای 30 کارمند است، زمانی که گزارش‌گیری پایان ماه انجام می‌شود یا در هنگام صدور فاکتورها، سیستم با کندی روبه‌رو می‌شود. پیشنهاد اولیه می‌تواند دستگاهی با CPUقوی‌تر باشد. اما مدیر باید قبل از تایید، مصرف منابع و گزارش زمان پاسخ نرم افزار را دریافت کند.

فرض کنید بررسی‌ها نشاندهنده این باشد که کندی با فشار بر روی ذخیره سازی همزمان است و برنامه بکاپ هم آزمایش بازیابی ندارد. در چنین شرایطی درخواست خرید سرور برای مدیران تغییر خواهد کرد. بنابراین پیشنهاد باید گلوگاه شناسایی شده را پوشش داده و بازیابی سرویس هم قابل آزمودن باشد.

معیار پذیرش هم می‌تواند اجرای همان گزارش مالی با نسخه یکسان نرم افزار، داده‌های هم حجم و 12 کاربر همزمان باشد. بنابراین نسخه پشتیبان در محیط‌های آزمایشی با بررسی صحت اطلاعات و بازیابی آن‌ها توسط واحد مالی انجام می‌گیرد.

در صورتی که طرح جدیدی به این معیارها نرسد، تعداد هسته‌های بیشتر نمی‌تواند دلیل پذیرش آن باشد. ارزش این سناریو منوط به پیوند دادن هزینه به نتیجه‌ای خواهد بود که قابل بررسی توسط مدیر و کاربر باشد.

پیشنهادها را با شروط یکسان مقایسه کنید

در مقایسه پیشنهاد خرید سرور برای مدیران، ابتدا به کنترل شروط ضروری بپردازید، مثل ظرفیت مورد نیاز، شرایط بازیابی، زمان تحویل و سازگاری نرم افزارها. سپس امکانات توسعه و هزینه پیشنهادهای قابل قبول را مورد سنجش قرار دهید.

وضعیت هر قطعه مثل نو یا کارکرده، اقلام ، مدت اعتبار قیمت و محدوده نصب باید مشخص شده باشد. برای مشاهده جزئیات بیشتر بهمقاله مقایسه قیمت سرور HPوراهنمای انتخاب فروشنده سرورمراجعه کنید.

نباید گارانتی قطعه را با زمان بازگشت سرویس یکی گرفت. مشخص نمایید پاسخ اولیه کدام است؟ تعهد فروشنده یا تعمیر و تعویض؟ لازم به ذکر است باید تامین دستگاه جایگزین و یازیابی نرم افزارها به صورت جداگانه تعیین تکلیف گردند.

تحویل را فقط به روشن شدن دستگاه محدود نکنید

زمانی که تجهیزات، مستندات و سرویس‌ها با توافق نامه اولیه مطابقت داشته باشد، مرحله تحویل سرور تکمیل شده است. پیش از ثبت سفارش معیارها را یادداشت کنید

• تطبیق مدل، شماره سریال، قطعات نصب شده با سفارش و ثبت گزارش سلامت سخت افزار.
• اجرا کردن سرویس‌های اصلی با بار و شرایط توافقی و تایید نتیجه توسط واحد استفاده کننده.
• ثبت زمان، بررسی صحت داده، بررسی دسترسی کاربران و بازیابی آزمایشی بکاپ.
• تحویل لایسنس‌ها، حساب‌های مدیریتی، مستندات شبکه و تنظیمات از یک مسیر امن.
• تعیین کردن مسئول نگهداری، پیگیری خطا پس از تحویل و دریافت هشدارها.

برای انتقال از دستگاه قدیمی، به یک برنامه بازگشت و نسخه پشتیبان معتبر نیاز است. اگر بعد از انتقال، داده‌های جدیدی ثبت می‌کنید باید برنامه بازگشت، تکلیف این داده‌ها را هم روشن کند. بنابراین روشن کردن دوباره سرور قبلی، به تنهایی کافی نیست.

چک لیست تایید خرید

• دلیل خرید سرور و نتیجه مورد انتظار روشن است.
• هزینه کامل و موارد خارج از قرارداد باید مشخص شده باشند.
• برنامه بکاپ، ریسک قطعی و مسئول بازیابی مشخص شده‌اند.
• تاییدیه فنی برای سازگاری قطعات و نرم افزارها وجود دارد.
• زمان انتقال، تعهدات پشتیبانی و معیار پذیرش مکتوب شده‌اند.

اگر نیاز دارید برای تبدیل نیاز شرکت به یک پیشنهاد فنی قابل مقایسه، مشاوره دریافت کنید، ابتدا به فهرست‌بندی نرم افزارها، محدودیت‌های پروژه و تعداد کاربران همزمان بپردازید و سپس آن را درفرم بررسی کانفیگ و استعلام سرورثبت کنید.

سوالات متداول

آیا خرید سرور برای مدیران، نیازمند دانش تخصصی سخت افزار است؟

خیر، مشخص کردن بودجه، نیاز و ریسک قابل قبول بر عهده مدیر است. انتخاب قطعات و تایید سازگاری هم بر عهده تیم فنی بوده، اما معیار تحویل و دلیل انتخاب باید برای مدیر قابل فهم باشد.

آیا برای تعیین کانفیگ، تعیین تعداد کاربران کافی است؟

خیر. برای تعیین کانفیگ باید تعداد کاربران همزمان، نسخه و نوع نرم افزارها، حجم داده، برنامه رشد و بار پردازشی مشخص شده باشد. وجود 50 کارمند، لزوما به معنی 50 کاربر فعال همزمان نیست.

آیا قطعی سرویس با خرید یک سرور قوی، برطرف خواهد شد؟

کمبود منابع می‌تواند با توان بیشتر کاهش یابد، اما ممکن است خرابی همان دستگاه، باعث توقف بر روی همه سرویس‌های آن شود. لازم است بدانید که سطح دسترسی پذیری وابسته به معماری، وابستگی‌های شبکه، ذخیره سازی و برنامه بازیابی است.

آیا سرور نو انتخاب بهتری است یا سرور استوک؟

از میان این دو، بهترین انتخاب را داشتن، به حساسیت سرویس، عمر استفاده مورد انتظار، دسترسی به قطعات و پشتیبانی نرم افزارها وابسته است. برای دستگاه‌هایی که دارای کارکرد هستند، بررسی گزارش تست و وضعیت اجرا الزامی است. لازم به ذکر بوده نو بودن سرور هم، نیاز به تایید سازگاری و تست تحویل را حذف نخواهد کرد.

مهم‌ترین معیار موفقیت در خرید یک سرور چیست؟

موفقیت خرید سرور برای مدیران، به این معنی است که سرویس مورد نیاز بتواند با هزینه و ریسک پذیرفته شده کار کند و نتیجه آن هم در آزمون تحویل تایید گردد. مدل دستگاه یا مبلغ پیش فاکتور به تنهایی این موضوع را نشان نمی‌دهد.

برای ارزیابی پایداری، امنیت و نگهداری این زیرساخت، راهنمای پشتیبانی شبکه را نیز مطالعه کنید.