با افزایش تعداد کارکنان، مدیریت ورود و خروج، محاسبه اضافه کاری، رسیدگی به درخواست های مرخصی و تهیه گزارش های پرسنلی می تواند به یکی از کارهای وقت گیر مدیران تبدیل شود. نرم افزارهای حضور و غیاب و منابع انسانی برای ساده تر کردن این فرایندها طراحی شده اند؛ اما پیش از خرید، یک سؤال مهم وجود دارد: آیا امکانات نرم افزار با نیازهای واقعی سازمان شما هماهنگ است؟

برای پاسخ به این سؤال، بررسی فهرست امکانات به تنهایی کافی نیست. بهتر است چند فرایند روزمره را در محیط نرم افزار اجرا کنید و ببینید انجام آن ها چقدر ساده است.تینوسامانه ای برای مدیریت فرایندهایی مانند حضور و غیاب، حقوق و دستمزد، درخواست های کارکنان، شیفت های کاری و وظایف سازمانی است. با استفاده ازنرم افزار حضور و غیاب تحت وبمی توانید مسیر استفاده از نرم افزار را شروع کنید و قابلیت های موردنیاز خود را بررسی کنید.

در ادامه، هفت قابلیتی را می خوانید که بهتر است پیش از انتخاب نرم افزار حضور و غیاب و منابع انسانی، آن ها را در عمل ارزیابی کنید.

۱. حضور و غیاب هوشمند؛ ثبت تردد متناسب با شرایط کاری سازمان

ثبت دقیق ورود و خروج کارکنان، مبنای محاسبه کارکرد و بررسی نظم کاری در بسیاری از سازمان هاست. بااین حال، همه کسب وکارها شرایط یکسانی ندارند. در یک شرکت ممکن است بیشتر کارکنان در دفتر حضور داشته باشند، درحالی که مجموعه ای دیگر با نیروهای دورکار، مأموریت های خارج از شرکت یا چند محل فعالیت سروکار دارد. بنابراین، روش ثبت تردد باید با شرایط واقعی کار هماهنگ باشد.

تینو امکان ثبت ورود و خروج از روش های مختلفی مانند ، QR Code، موقعیت مکانی، Wi-Fi و دستگاه حضور و غیاب را فراهم می کند. این تنوع به سازمان اجازه می دهد روش مناسب تری را بر اساس ساختار کاری خود بررسی و انتخاب کند.

در نسخه دمو چه چیزی را امتحان کنید؟

یک ورود یا خروج آزمایشی ثبت کنید و نتیجه را در گزارش حضور و غیاب ببینید. بررسی کنید تردد چگونه در سوابق ثبت می شود، چه اطلاعاتی در گزارش نمایش داده می شود و آیا روش های موجود با شرایط کاری کارکنان شما تناسب دارند یا خیر.

۲. محاسبه حقوق و دستمزد؛ کاهش محاسبات دستی و خطاهای احتمالی

محاسبه حقوق کارکنان معمولاً به اطلاعاتی مانند روزهای کاری، اضافه کاری، کسری کار، مرخصی و قوانین حقوقی سازمان وابسته است. وقتی این داده ها در فایل های جداگانه نگهداری شوند، تطبیق آن ها زمان بیشتری می برد و احتمال اشتباه در انتقال یا محاسبه اطلاعات افزایش پیدا می کند.

نرم افزار حقوق و دستمزد تینو امکان تعریف قوانین محاسباتی و مدیریت اطلاعات مرتبط با کارکرد کارکنان را فراهم می کند. همچنین تهیه فیش حقوقی از جمله فرایندهایی است که می توان در این بخش بررسی کرد. میزان تناسب امکانات با مقررات و رویه های سازمان، یکی از معیارهای مهم انتخاب چنین نرم افزاری است.

در نسخه دمو چه چیزی را امتحان کنید؟

یک قانون حقوق آزمایشی تعریف کنید و نتیجه محاسبه را بررسی کنید. سپس ببینید اضافه کاری، کسری کار و مرخصی چگونه در محاسبات لحاظ می شوند و آیا امکان تنظیم قواعد موردنیاز مجموعه شما وجود دارد. اگر محاسبه حقوق در سازمانتان زمان بر است، همین آزمایش می تواند به ارزیابی کاربردی بودن نرم افزار کمک کند.

۳. داشبورد مدیریتی؛ دسترسی سریع تر به وضعیت کارکنان

مدیران برای پیگیری امور روزانه به اطلاعاتی مانند وضعیت حضور کارکنان، کارکرد و گزارش های پرسنلی نیاز دارند. اگر برای پیدا کردن این اطلاعات لازم باشد چند فایل را باز کنند یا از واحدهای مختلف گزارش بگیرند، بخشی از زمان کاری صرف جمع آوری داده ها می شود؛ درحالی که هدف از استفاده از نرم افزار مدیریتی، دسترسی ساده تر به اطلاعات موردنیاز است.

داشبورد مدیریتی تینو امکان مشاهده اطلاعات مرتبط با حضور کارکنان، وضعیت کارکرد و گزارش های کلیدی را در یک محیط فراهم می کند. این قابلیت می تواند بررسی وضعیت نیروی انسانی را برای مدیران ساده تر کند؛ البته ارزش واقعی آن به این بستگی دارد که اطلاعات ارائه شده تا چه اندازه با نیازهای مدیریتی سازمان هماهنگ باشد.

در نسخه دمو چه چیزی را امتحان کنید؟

داشبورد را باز کنید و به دنبال اطلاعاتی بگردید که معمولاً برای بررسی وضعیت کارکنان نیاز دارید. آیا می توانید وضعیت حضور و کارکرد را به سادگی پیدا کنید؟ آیا گزارش های موجود برای پیگیری امور روزانه کافی هستند؟ پاسخ به این پرسش ها به شما کمک می کند کاربرد داشبورد را در شرایط واقعی کار ارزیابی کنید.

۴. مدیریت مرخصی و درخواست ها؛ پیگیری متمرکز به جای پیام های پراکنده

در بسیاری از سازمان ها، درخواست مرخصی، مأموریت یا اضافه کاری از طریق پیام رسان ها، تماس تلفنی یا فرم های کاغذی ثبت می شود. این روش ها ممکن است در ابتدا ساده به نظر برسند، اما با افزایش تعداد کارکنان، پیگیری وضعیت درخواست ها و دسترسی به سوابق قبلی دشوارتر می شود.

تینو امکان ثبت و پیگیری درخواست های کارکنان، از جمله مرخصی، مأموریت و اضافه کاری را در یک سامانه متمرکز فراهم می کند. در چنین ساختاری، فرایند درخواست و رسیدگی به آن به جای پراکندگی در چند مسیر ارتباطی، در محیط نرم افزار دنبال می شود.

در نسخه دمو چه چیزی را امتحان کنید؟

یک درخواست مرخصی آزمایشی ثبت کنید و مراحل بررسی و تأیید آن را دنبال کنید. به نحوه نمایش وضعیت درخواست و امکان پیگیری فرایند توجه کنید. اگر در مجموعه شما تعداد درخواست های پرسنلی زیاد است، بررسی همین گردش کار می تواند نشان دهد که نرم افزار تا چه اندازه با شیوه رسیدگی به درخواست ها هماهنگ است.

۵. مدیریت شیفت و قوانین کاری؛ هماهنگ با برنامه های متنوع سازمان

ساعت کاری ثابت برای همه کسب وکارها مناسب نیست. مراکز درمانی، فروشگاه ها، شرکت های خدماتی و مجموعه های تولیدی ممکن است به شیفت های چرخشی، برنامه های کاری متفاوت یا قوانین اختصاصی حضور و غیاب نیاز داشته باشند. در چنین شرایطی، نرم افزار باید بتواند برنامه های کاری را متناسب با ساختار سازمان تعریف و مدیریت کند.

قابلیت مدیریت شیفت در تینو امکان تعریف الگوهای کاری و قوانین موردنیاز و اختصاص آن ها به کارکنان یا گروه های مختلف را فراهم می کند. این ویژگی برای سازمان هایی اهمیت دارد که همه کارکنان آن ها از برنامه کاری یکسانی پیروی نمی کنند.

در نسخه دمو چه چیزی را امتحان کنید؟

یک الگوی کاری آزمایشی ایجاد کنید و آن را به یک کارمند یا گروه مشخص اختصاص دهید. سپس بررسی کنید آیا می توانید تفاوت برنامه های کاری را مطابق نیاز سازمان تعریف کنید و اطلاعات مربوط به شیفت ها را به سادگی مدیریت کنید یا خیر.

۶. مدیریت پروژه و وظایف؛ فراتر از ثبت ساعت ورود و خروج

مدیریت کارکنان فقط به حضور به موقع و محاسبه ساعت کاری محدود نمی شود. در بسیاری از کسب وکارها، مدیران باید بدانند چه وظایفی به هر فرد واگذار شده، مسئول انجام هر فعالیت چه کسی است و کارها در چه مرحله ای قرار دارند. اگر اطلاعات مربوط به وظایف در ابزارها یا فایل های جداگانه نگهداری شود، پیگیری مسئولیت ها می تواند دشوارتر شود.

تینو علاوه بر قابلیت های مرتبط با حضور و غیاب و منابع انسانی، امکان تعریف پروژه، واگذاری وظایف، تعیین مسئول و پیگیری پیشرفت فعالیت ها را نیز فراهم می کند. این قابلیت برای مجموعه هایی مفید است که می خواهند علاوه بر مدیریت امور پرسنلی، بخشی از فعالیت های تیمی را هم در یک محیط یکپارچه تر دنبال کنند.

در نسخه دمو چه چیزی را امتحان کنید؟

یک وظیفه آزمایشی ایجاد کنید، مسئول انجام آن را مشخص کنید و وضعیت فعالیت را بررسی کنید. اگر در سازمان شما پیگیری وظایف اهمیت دارد، ببینید امکانات موجود تا چه اندازه به روشن شدن مسئولیت ها و دنبال کردن روند انجام کار کمک می کنند.

۷. پرونده دیجیتال کارکنان؛ مدیریت منظم اطلاعات پرسنلی

اطلاعات هویتی و شغلی، مدارک و سوابق کارکنان از داده هایی هستند که واحد منابع انسانی به طور مستمر به آن ها نیاز دارد. نگهداری این اطلاعات در پوشه های کاغذی یا فایل های متعدد ممکن است پیدا کردن سوابق، به روزرسانی اطلاعات و پیگیری امور اداری را زمان بر کند.

پرونده دیجیتال کارکنان در تینو امکان ثبت و نگهداری اطلاعات پرسنلی را در یک محیط متمرکز فراهم می کند. به این ترتیب، اطلاعات موردنیاز واحد منابع انسانی به صورت منظم تری نگهداری می شود و دسترسی به سوابق مرتبط می تواند ساده تر باشد.

در نسخه دمو چه چیزی را امتحان کنید؟

یک کارمند آزمایشی تعریف کنید و اطلاعات پرونده پرسنلی او را تکمیل کنید. سپس بررسی کنید مشخصات شغلی، اطلاعات پایه و مدارک موردنیاز چگونه سازمان دهی می شوند. اگر نگهداری سوابق کارکنان یکی از چالش های واحد منابع انسانی شماست، این آزمایش کمک می کند ساختار پرونده دیجیتال را با نیازهای مجموعه خود مقایسه کنید.

پیش از انتخاب نرم افزار منابع انسانی، این معیارها را هم بررسی کنید

بررسی هفت قابلیت بالا زمانی مفیدتر خواهد بود که آن ها را بر اساس نیازهای واقعی کسب وکار خود ارزیابی کنید. ممکن است برای یک شرکت، ثبت تردد و محاسبه حقوق مهم ترین اولویت باشد؛ درحالی که مجموعه ای دیگر بیشتر به مدیریت شیفت، درخواست های کارکنان یا پیگیری وظایف نیاز داشته باشد.

پیش از تصمیم گیری نهایی، به این معیارها توجه کنید

·سادگی کاربریآیا کارکنان و مدیران می توانند امور روزمره را بدون پیچیدگی غیرضروری انجام دهند؟

·تناسب با قوانین سازمانآیا امکان تعریف الگوهای کاری، شیفت ها و قواعد محاسباتی موردنیاز مجموعه وجود دارد؟

·یکپارچگی فرایندهاآیا قابلیت های مرتبط با حضور و غیاب، کارکرد و امور پرسنلی در کنار یکدیگر قابل استفاده و بررسی هستند؟

·کیفیت گزارش گیریآیا گزارش های موجود اطلاعات موردنیاز مدیران را برای پیگیری امور فراهم می کنند؟

·تناسب با اندازه و ساختار کسب وکارآیا امکانات نرم افزار با تعداد کارکنان، نوع فعالیت و شیوه مدیریت سازمان هماهنگ است؟

همچنین بهتر است پیش از ثبت اطلاعات واقعی کارکنان، شرایط استفاده از نرم افزار، نحوه مدیریت اطلاعات پرسنلی و امکانات مربوط به دسترسی کاربران را بررسی کنید.

نسخه دموزمانی بیشترین ارزش را دارد که فقط برای آشنایی با ظاهر نرم افزار استفاده نشود؛ بلکه بتوانید چند سناریوی واقعی را در آن اجرا کنید و بر اساس نتیجه، درباره تناسب محصول با نیازهای سازمان تصمیم بگیرید.

جمع بندی؛ پیش از خرید، امکانات تینو را در عمل بسنجید

انتخاب نرم افزار حضور و غیاب و منابع انسانی به بررسی چند قابلیت جداگانه محدود نمی شود. ثبت تردد، محاسبه حقوق و دستمزد، داشبورد مدیریتی، مدیریت درخواست ها، تعریف شیفت، پیگیری وظایف و پرونده دیجیتال کارکنان زمانی ارزشمند هستند که بتوانند فرایندهای روزمره سازمان را متناسب با نیازهای آن مدیریت کنند.

اگر در حال مقایسه نرم افزارهای مختلف هستید، لازم نیست تصمیم خود را فقط بر اساس فهرست امکانات یا توضیحات معرفی محصول بگیرید. باثبت نام رایگان در تینوفرایند استفاده از نرم افزار را شروع کنید و قابلیت های مرتبط با نیازهای مجموعه خود را بررسی کنید. اجرای چند سناریوی ساده، مانند ثبت تردد، تعریف یک الگوی کاری یا ثبت درخواست مرخصی، می تواند دید روشن تری از محیط نرم افزار و تناسب آن با شیوه کار سازمان به شما بدهد. در نهایت، بهترین انتخاب نرم افزار، محصولی نیست که صرفاً امکانات بیشتری داشته باشد؛ بلکه گزینه ای است که بتواند نیازهای واقعی کسب وکار شما را به شکلی قابل استفاده و متناسب پوشش دهد.