اقتصاد رویداد؛ وقتی برگزاری یک رویداد دیگر فقط اجاره یک سالن نیست

تا چند سال پیش، وقتی از «رویداد» حرف می‌زدیم، تصویر آشنایی در ذهن شکل می‌گرفت: یک سالن، چند سخنران، صندلی‌هایی که از قبل چیده شده‌اند، استیجی با لوگوی اسپانسر و مخاطبانی که باید خودشان را به محل برگزاری برسانند.

اما اقتصاد رویداد در حال تغییر است.

افزایش هزینه اجاره سالن، پذیرایی، تجهیزات فنی، رفت‌وآمد و نیروی اجرایی، در کنار دشوارتر شدن دسترسی مخاطبان، باعث شده برگزارکنندگان بیش از گذشته به یک سؤال ساده فکر کنندآیا برای هر رویدادی واقعاً به یک سالن فیزیکی نیاز داریم؟

پاسخ لزوماً منفی نیست. اتفاقاً مسئله اصلی، انتخاب میان رویداد حضوری و آنلاین نیست. مسئله این است که هر بخش از یک رویداد، در کدام بستر بیشترین ارزش را ایجاد می‌کند.

رویداد، یک محصول است

یکی از تغییرات مهم در نگاه به رویداد این است که دیگر نمی‌توان آن را صرفاً یک برنامه روابط‌عمومی یا گردهمایی در نظر گرفت. رویداد برای برگزارکننده هزینه دارد و باید ارزش ایجاد کند؛ از جذب مشتری و آموزش گرفته تا ایجاد ارتباط میان مدیران، تولید محتوا، برندسازی و حتی فروش.

در چنین شرایطی، آنلاین شدن بخشی از رویداد می‌تواند ساختار هزینه و درآمد آن را تغییر دهد.

در یک رویداد حضوری، ظرفیت سالن سقف مشخصی دارد. اگر سالن ۳۰۰ نفر ظرفیت داشته باشد، نمی‌توان به‌سادگی هزار نفر دیگر را به آن اضافه کرد. اما در رویداد آنلاین، جغرافیا تا حد زیادی از معادله حذف می‌شود. مخاطب می‌تواند بدون سفر و پرداخت هزینه رفت‌وآمد در رویداد شرکت کند و برگزارکننده نیز امکان دسترسی به جامعه بزرگ‌تری را پیدا می‌کند.

این البته به معنای رایگان یا کم‌هزینه بودن رویداد آنلاین نیست. تولید حرفه‌ای محتوا، زیرساخت فنی، پشتیبانی، ثبت‌نام، ارتباط با مخاطب و مدیریت تجربه کاربر همگی هزینه دارند. تفاوت در این است که ساختار هزینه‌ها متفاوت می‌شود.

از «تعداد صندلی» به «تعداد مخاطب»

شاید مهم‌ترین تغییر اقتصادی همین باشد.

در مدل سنتی، ظرفیت فیزیکی یکی از محدودیت‌های اصلی رویداد است. در مدل آنلاین، ظرفیت سالن دیگر معیار اصلی نیست و برگزارکننده می‌تواند به جای فروش صندلی، روی ساختن یک جامعه مخاطب تمرکز کند.

این موضوع برای رویدادهای تخصصی اهمیت بیشتری دارد. فرض کنیم یک شرکت فناوری قصد دارد درباره یک محصول جدید با مدیران فناوری اطلاعات گفت‌وگو کند. الزاماً به یک سالن ۵۰۰ نفره احتیاج ندارد. شاید ۱۰۰۰ نفر مخاطب تخصصی که از شهرهای مختلف در رویداد شرکت کنند، ارزش بیشتری از ۲۰۰ نفر حاضر در یک سالن داشته باشند.

مخاطب فقط برای حضور در یک برنامه هزینه نمی‌کند؛زمان و توجه خود را نیز در اختیار برگزارکننده می‌گذارد.بنابراین ارزش یک رویداد را نمی‌توان فقط با تعداد افراد حاضر در سالن سنجید.

آنلاین بودن، مسئله جغرافیا را هم تغییر می‌دهد

یکی از مزیت‌های مهم رویدادهای آنلاین، امکان دسترسی هم‌زمان به مخاطبانی است که در حالت عادی نمی‌توانند در یک مکان جمع شوند.

برای دانشگاه‌ها، مؤسسات آموزشی، شرکت‌های فناوری، انجمن‌های تخصصی و حتی رسانه‌ها، این موضوع اهمیت زیادی دارد. یک متخصص می‌تواند در تهران سخنرانی کند و مخاطبانش از تبریز، شیراز، مشهد یا حتی خارج از ایران در همان برنامه حضور داشته باشند.

در این مدل، پلتفرم رویداد آنلاین فقط یک ابزار پخش تصویر و صدا نیست. ثبت‌نام، مدیریت مخاطب، اطلاع‌رسانی، یادآوری، تعامل و در نهایت دسترسی به محتوای تولیدشده، بخشی از تجربه رویداد هستند.

به همین دلیل است که باید میان یک «لایو ساده» و یک «رویداد آنلاین» تفاوت قائل شد.

آینده احتمالاً ترکیبی است

به نظر می‌رسد بحث اصلی آینده، جایگزینی کامل رویداد حضوری با آنلاین نیست.

مدل‌هایHybrid Eventیا رویدادهای ترکیبی به برگزارکننده اجازه می‌دهند از مزایای هر دو مدل استفاده کند. گروهی از مخاطبان در سالن حضور دارند و گروه بزرگ‌تری از طریق اینترنت برنامه را دنبال می‌کنند.

این مدل برای نشست‌های تخصصی، کنفرانس‌ها، رویدادهای سازمانی و حتی رونمایی محصولات می‌تواند معنا داشته باشد.

در چنین شرایطی، سالن دیگر تمام رویداد نیست؛ بخشی از رویداد است.مخاطب آنلاین هم دیگر تماشاگر درجه دوم محسوب نمی‌شود. اگر تجربه او به‌درستی طراحی شود، می‌تواند همان‌قدر درگیر محتوا باشد که فرد حاضر در سالن.

یک اتفاق مهم‌تر در راه است

ما در اسکای‌روم دقیقا بعد از سال‎ها تلاش به این الگو رسیده‌ایم که محتوای منتقل شده به سمت مخاطب از طریق رویداد آنلاین بتواند اثرگذاری بیشتر و مطلوب‎تری داشته باشد.

وضعیت سخت کسب وکارها در این روزها شاید این توجه ویژه به رویدادهای آنلاین را ضروری کند. اقتصاد رویداد فقط درباره کاهش هزینه نیست. اگر نگاه ما به آنلاین شدن صرفاً این باشد که «به جای اجاره سالن، لینک جلسه بسازیم»، بخش مهمی از ماجرا را از دست داده‌ایم. ارزش واقعی رویداد آنلاین زمانی ایجاد می‌شود که برگزارکننده بتواند از محدودیت‌های جغرافیایی عبور کند، مخاطب را دقیق‌تر بشناسد، داده‌های بیشتری درباره رفتار او به دست آورد و محتوای تولیدشده را بعد از پایان رویداد هم به یک دارایی تبدیل کند.

یک سخنرانی دو ساعته در سالن، ممکن است با خروج آخرین مخاطب تمام شود. اما همان رویداد اگر درست طراحی و مستندسازی شده باشد، می‌تواند به مجموعه‌ای از محتوا، ویدئو، گفت‌وگو و ارتباطات جدید تبدیل شود که ماه‌ها بعد هم ارزش ایجاد کند.این شاید مهم‌ترین تغییر در اقتصاد رویداد باشد

رویداد دیگر فقط یک زمان و یک مکان مشخص نیست؛ یک دارایی محتوایی و ارتباطی است که می‌تواند قبل، حین و بعد از برگزاری ارزش ایجاد کند و به همین دلیل، سؤال آینده احتمالاً این نخواهد بود که «رویدادمان را حضوری برگزار کنیم یا آنلاین؟»

سؤال مهم‌تر این است

چگونهرویدادی طراحی کنیم که حضور فیزیکی و دیجیتال، هرکدام بخشی از ارزش آن را بسازند؟

ما دراسکای‎رومدقیقا به دنبال همین مسیر هستیم.

برای ارزیابی پایداری، امنیت و نگهداری این زیرساخت، راهنمای پشتیبانی شبکه را نیز مطالعه کنید.